Capítulo 3: Operaciones básicas. Suma, resta, multiplicación, división y exponenciación

Operaciones básicas

Entre las operaciones que puede realizar Microsoft Excel están las operaciones básicas como son: suma, resta, multiplicación, división y exponenciación.

Suma

Para realizar una suma, necesitamos ingresar en las celdas, valores que sean susceptibles de sumar, es decir únicamente números, si introducimos un dato alfabético por ejemplo, no se puede realizar la operación y el resultado que Excel dará es “#¡VALOR!” indicando con esto que un valor utilizado en la fórmula es erróneo.

Suma de celdas individuales

Existe mas de una forma para realizar las sumas, en el ejemplo siguiente, vamos a realizar la suma de los valores de las celdas B4, B5 y B6, para lo cual colocamos el cursor donde queremos que vaya el total(B7), antecedemos el signo = y seguidamente ponemos la primera celda B4, luego ponemos el signo + la siguiente celda B5 otra vez el signo + y la última celda B6, el resultado obtenido se muestra en la celda B7.

 

Suma utilizando icono de sumatoria

Esta forma para sumar es generalmente más utilizada, ya que solo necesitamos colocar el cursor donde queremos que se totalice (B8) y hacer clic en el icono de sumatoria, inmediatamente aparece en la barra de fórmulas =SUMA(B3:B7), luego que damos un enter, aparece el resultado en la celda B8 y el cursor salta de forma automática a la celda B9, como lo podemos ver en la siguiente imagen

Excel, además de sumar en forma vertical, también puede hacerlo de forma horizontal como lo podemos observar a continuación, la gráfica corresponde a la suma del rango A3:D3.

 

Resta

Se puede realizar operaciones de resta identificando en forma individual con los signos +(mas) o –(menos), los minuendos y sustraendos, nos ubicamos en la celda donde deseamos obtener el resultado y al igual que en el primer caso de las sumas, es necesario anteceder el signo =(igual), en el ejemplo siguiente sumamos dos valores C4+C5 y restamos otros dos –C6-C7, el resultado lo obtenemos en la celda C8.

También se puede realizar resta con una suma previa, a la que se le resta dos valores, en el siguiente ejemplo observamos que a la suma del rango B4:B5 (250), restamos los valores de las celdas B6(10) y B7(20)

Multiplicación

Para obtener la multiplicación entre dos o más valores, antecedemos el signo = colocamos la celda del primer valor, luego utilizamos *(asterisco), otra celda para ingresar un segundo valor y enter, en el siguiente ejemplo vamos a obtener en A5, el resultado de multiplicar =A3*A4.

División

Para la división, antecedemos el signo =, ponemos la celda del primer valor, luego utilizamos el signo “/” y la celda del segundo valor, en el ejemplo siguiente en la celda C6 dividimos C4 para C5, luego entonces en la barra de fórmulas aparece =C4/C5.

Exponenciación

Aunque estas operaciones son poco frecuentes, vale conocer que Excel también puede elevar a cualquier potencia un número dado, en el siguiente ejemplo utilizamos la fórmula =2^3, esto equivale a multiplicar =2*2*2 o lo que es lo mismo elevar 2 al exponente 3, el resultado lo podemos observar en la celda B4.

Capítulo 2: Principales herramientas y ayudas

Opciones de Autorelleno

Microsoft Excel dispone de numerosas herramientas y ayudas para realizar varias tareas con los datos ingresados en las hojas, una de estas son las opciones de autorelleno, por ejemplo si deseamos ingresar datos con los meses del año, basta con escribir el primer mes enero, luego para que las celdas se llenen con los nombres de los siguientes meses, basta acercar el cursor a la parte inferior derecha de la celda donde se encuentre el mes de enero y observemos que las cruz del cursor toma una forma más delgada, es entonces que debemos mantener oprimido el botón izquierdo del ratón y desplazarlo hacia abajo para que las celdas se llenen con los nombres de los siguientes meses una vez que soltemos el cursor, como lo podemos observar en la siguiente imagen:

De igual forma se puede hacer una prueba con los días de la semana empezando el lunes, una vez que se haya hecho el desplazamiento hasta que aparezca el día domingo, si se continúa con este desplazamiento vamos a observar que aparece otra vez el día lunes, esto siempre va a suceder con este tipo de datos.

Con los números no sucede lo mismo, si ponemos uno y deseamos que aparezcan los siguientes con el mismo procedimiento, esto no sucede, pero si hacemos una ligera modificación se puede conseguir obtener relleno con números consecutivos, para esto escribimos en la primera celda el número 1 y en la siguiente el número 2, luego marcamos las dos celdas y continuamos con el procedimiento antes descrito, aparecerá entonces

Centrar datos en las celdas

Si los datos de estas celdas deseamos que se muestren centrados, basta con hacer clic en el ícono de Centrar, obteniendo lo siguiente

Color de relleno

También podemos poner color de relleno a todo el rango seleccionado A2:A8, para esto hacemos clic en el ícono correspondiente y el resultado que se obtiene es que se colorea el fondo de todas las celdas seleccionadas, como lo podemos observar a continuación

Si bien el color amarillo aparece por default, se puede seleccionar el color que consideremos más apropiado dando un clic a la derecha del mismo ícono y observaremos lo siguiente:

Con un poco de práctica podremos utilizar cualquier icono o herramienta del menú INICIO o de cualquiera de los menús que se encuentran a la derecha de este, acercando el cursor a cualquier icono, siempre aparecerá un pequeño recuadro de texto donde se explica la función de cada uno de ellos, de modo que su uso solo es cuestión de práctica.

Capítulo 1: La hoja electrónica

 La hoja electrónica. Filas, columnas, celdas y modificaciones

Desde hace varios años, Microsoft en su afán de brindar cada vez mejores sistemas computarizados, ha ido perfeccionando sus programas y Microsoft Excel no es la excepción, antes de la aparición de esta hoja electrónica que en la actualidad sirve para muchas actividades, existían en el mercado, programas de hojas electrónicas como Lotus 123 y Q-pro.

Con la aparición de Excel en varias versiones, muchos profesionales han acogido esta hoja electrónica como una herramienta fundamental para sus trabajos y tareas diarias. En lo personal me siento muy satisfecho con el desempeño de este software, en razón de que se lo puede hacer las adaptaciones que sean necesarias para que se adapte a los propósitos de la Contabilidad.

Estudiaremos la versión de Microsoft Excel 2007, con el propósito de que las personas que accedan a este curso saquen el máximo provecho para su óptimo desempeño en el campo laboral, vamos a incluir algunas imágenes que van a ser de mucha utilidad para la asimilación del conocimiento, en primer lugar vamos a observar la siguiente pantalla:

Cuando accedemos a este software, observamos que disponemos de un menú principal conformado por: Inicio, Insertar, Diseño de página, Fórmulas, Datos, Revisar, Vista y  Complementos. Cada una de estas opciones tiene varios submenús, ayudas, íconos y herramientas que las encontramos a continuación del menú principal y que afectan los datos con los cuales trabajamos. En la parte inferior encontramos que disponemos de tres hojas electrónicas con una opción para incrementar su número dependiendo del trabajo que vayamos a desarrollar. Existen muchas ocasiones en que solo se utiliza una hoja, mientras que hay trabajos más complejos que ameritan la utilización de varias hojas electrónicas, en cualquier caso se las puede guardar en un solo archivo.

Filas y Columnas

En la parte inferior vamos a encontrar filas y columnas, las filas están identificadas con números, mientras que las columnas están designadas con letras, las filas van numeradas desde la 1 hasta la 1048576, mientras que las columnas inician con la letra A y terminan con la combinación de las letras XFD, según podemos observar en la siguiente imagen

Celdas

Las celdas son las intersecciones entre una fila y una columna, son susceptibles de almacenar datos alfanuméricos con múltiples propósitos, las celdas siempre reflejan su posición (columna-fila) en el lado izquierdo de la barra de fórmulas. Toda información que maneja Microsoft Excel se encuentra en celdas perfectamente identificadas, donde se manejan todos los datos o información con los cuales se trabaja.

Como toda celda puede ser identificada con la letra y la fila, dando su localización exacta, cuando tenemos más de una celda, este concepto se llama rango de celdas; es decir, un rango puede ir desde la celda B3 hasta la celda B7, para una mejor identificación de este rango, se puede reconocerlo de la siguiente forma B3:B7, donde aparece la selección de la primera y última celda. 

La identificación de rangos de celdas es muy útil cuando se trata de realizar varias operaciones como sumas de algunos valores, por ejemplo, también sirve para dar un nombre a un rango, todo depende de los trabajos que estemos desarrollando.

Modificaciones

Toda celda es susceptible de hacerle modificaciones, normalmente tiene un alto de 15,00 (20 pixeles) y un ancho de 10,71 (80 pixeles), como observamos acontinuación:

              

Para modificar el alto y ancho de una celda, en el caso de las filas debemos acercar el cursor a la parte inferior del número de la fila, una vez que aparezca

debemos mantener oprimido el botón izquierdo del ratón y desplazarlo hasta que el alto de la celda sea el que mas óptimo para nuestro trabajo. De igual forma para ampliar o reducir el ancho de una columna debe acercar el cursor a la parte derecha de la celda hasta que aparezca

e igualmente debe mantener oprimido el botón izquierdo del ratón y desplazarlo hacia la derecha o la izquierda hasta fijar un ancho conveniente para esa columna.